Czas ograniczyć papierologię w firmach!

Taki apel został skierowany przez Pracodawców RP do minister rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk. Argumentują w nim, że kodeks pracy powstawał blisko 50 lat temu i pomimo licznych nowelizacji w wielu kwestiach nie przystaje już jednak do aktualnych realiów społecznych i gospodarczych.

Wymiana informacji w ubiegłym stuleciu opierała się przede wszystkim na formie pisemnej. Współcześnie powszechne stało się kształtowanie relacji społecznych, w tym prawnych, w drodze komunikacji elektronicznej – czytamy w wystąpieniu.

E-mail zamiast pisma. Forma dokumentowa przyspieszy załatwianie spraw

– Zdecydowaliśmy się na wystąpienie do resortu rodziny, pracy i polityki społecznej, bo obecne regulacje dotyczące form czynności związanych ze stosunkiem pracy nie przystają do postępu technologicznego, który osiągnęliśmy jako społeczeństwo – mówi Bartosz Sowier, główny legislator Pracodawców RP.

Ekspert wskazuje, że dlatego jego organizacja postuluje m.in. odejście od rygorystycznej formy pisemnej przy składaniu przez pracownika oświadczeń, wniosków i zgód.

– Można w wielu przypadkach zastąpić ją np. formą dokumentową. Pozwoliłoby to na sprawniejsze załatwianie wielu spraw – chociażby drogą mailową, przez indywidualnego maila służbowego – i bez generowania niepotrzebnych kosztów – komentuje legislator.

Pracodawcy RP dokonali zresztą wstępnej weryfikacji skali problematyki związanej z różnorodnością form czynności dokonywanych w ramach stosunku pracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Przeprowadzili ankietę wśród działów kadr swoich firm członkowskich. Wynika z niej, że zdecydowana większość, bo aż 86,2%, respondentów zauważa problem związany z koniecznością składania podpisów lub podpisów kwalifikowanych pracowników na wnioskach własnoręcznych. Ponadto aż 96,6% ankietowanych wskazało, że dobrym rozwiązaniem byłoby też umożliwienie korzystania przez zatrudnionych z innej formy podpisu, do którego mają szerszy dostęp (w przypadku wymogu zachowania formy pisemnej).

Ponadto działy HR wytypowały też dodatkowe, obserwowane przez siebie problemy związane z kodeksowym wymogiem zachowania formy pisemnej, w tym m.in. trudności w przekazywaniu dokumentów pracownikom wykonującym obowiązki w innych lokalizacjach niż osoby reprezentujące pracodawcę (np. działy kadr) oraz problemy związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Podkreślali nawet to, że postać papierowa jest nieekologiczna.

Pracodawcy RP zwrócili jednocześnie uwagę, że w wielu przypadkach użyta w kodeksie pracy terminologia jest zbyt różnorodna i budzi wątpliwości interpretacyjne, dlatego należy ją ujednolicić.

Różne definicje w kodeksie pracy

Pracodawcy RP wskazują, że problemów nastręcza m.in. próba wykładni pojęcia „na piśmie” i terminu „w formie pisemnej” stosowanych w kodeksie pracy, która prowadzi do wielu wątpliwości interpretacyjnych.

W wykładni dokonywanej przez praktyków prawa nie są one rozumiane jednakowo. Z kolei w orzecznictwie sądowym oraz stanowiskach Państwowej Inspekcji Pracy panuje przeważający pogląd, że obie formy są tożsame (z czym nie zgadzają się Pracodawcy RP, w świetle brzmienia przepisów kodeksu cywilnego dotyczącego formy oświadczeń woli).

– Dlatego wyszliśmy z inicjatywą szerokiej zmiany służącej pracownikom i pracodawcom. Wyrażamy swoją pełną gotowość do uczestniczenia w pracach nad opracowaniem stosownych regulacji. Wydaje się, że ministerstwo powinno być przychylne tym propozycjom – podsumowuje Bartosz Sowier.