Krajowy System e-Faktur
Czym jest Krajowy System e-Faktur? Najłatwiej mówiąc, jest to nowoczesny system komputerowy, które pozwala wygodnie generować i udostępniać faktury strukturalne. Głównym założeniem KSeF jest centralizacja procesu rejestrowania faktur za pomocą skierowania ich w jedno centralne miejsce. W efekcie systemy fakturowania oraz księgowości są połączone z systemem, zapewniają przesyłanie faktur sprzedaży przez to narzędzie. Nie zapominajmy o tym, że Krajowy System e-Faktur dodatkowo pozwala odbierać faktury przez systemy księgowe, które już przeszły przez system. Do dyspozycji mamy funkcję zarządzania uprawnieniami - to daje nam pewność odpowiedniego zabezpieczenia dostępu do ważnych danych!
Pobieranie faktur z KSeF
W jaki sposób odbywa się pobieranie faktur z KSeF? Takie rozwiązanie jest dostępne dla osób fizycznych i innych podmiotów. Aby z niego skorzystać, trzeba uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika KSeF, co daje nam dostęp do konta. Z niego z kolei możemy łatwo i szybko wystawiać faktury oraz je pobierać. Podatnicy mogą wykorzystywać KSeF po uwierzytelnieniu w systemie rządowym. Jeśli chodzi o przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, pierwotne uprawnienie jest przypisywane automatycznie do podatnika, czyli w tej sytuacji do przedsiębiorcy (właściciela firmy). To oznacza, że osoba fizyczna nie musi niczego zgłaszać, a autoryzacja odbywa się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym. Niekiedy możliwe jest skorzystanie z podpisu odciskiem palca, poprzez zawiadomienie ZAW-FA.
Pamiętajmy o tym, że KSeF jest dostępne także dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi. W takim przypadku uwierzytelnienie bazuje na elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP-em lub zawiadomieniu ZAW-FA. W drugim przypadku wskazuje się osobę fizyczną, jaka uprawniona jest do korzystania z KSeF w imieniu podatnika. Uzyskuje ona także możliwość nadania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w związku z Krajowym Systemem e-Faktur. Zazwyczaj podatnicy zlecają innym osobom wystawianie faktur - taka opcja jest dostępna dla każdego użytkownika systemu!
Data wystawienia faktury w KSeF
Istotnym zagadnieniem dla wielu przedsiębiorców jest data wystawienia faktury w KSeF. Co warto wiedzieć na ten temat? Ustawa o VAT wskazuje, że faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawionym w dniu przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Praktycznie rzecz ujmując, oznacza to, że data wygenerowania faktury w systemie zewnętrznym nie jest jednoznaczna z datą wystawienia faktury. Ponadto, jeśli po 30 czerwca 2024 roku faktura VAT nie zostanie wystawiona poprzez wskazany system, nie jest dokumentem księgowym. Ważnym polem struktury XML jest tutaj P_1 - dotyczy ono bowiem daty wystawienia faktury. To pole powinno być uzupełnione w chwili wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
Podsumowując, warto podkreślić, że data podana w polu P_1 jest wskazana przed wystawcę jako data wystawienia faktury. Z kolei Data Wytworzenia Fa ma charakter techniczny i jest to data i czas wytworzenia faktury, zgodnie z systemem. Wszystko to wskazuje, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym oraz data wystawienia faktury strukturalnej mogą być inne. Spore znaczenie ma to, że od końca czerwca 2024 korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Obecnie możemy dobrowolnie korzystać z systemu, jednakże trzeba mieć na uwadze termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Już teraz warto zapoznawać się z tym narzędziem, tak aby jego wprowadzenie w swojej firmie stało się łatwiejsze, szybsze i bardziej komfortowe dla użytkowników. Krajowy System e-Faktur z pewnością usprawni odbieranie i wystawianie faktur strukturalnych.